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财务档案软件

 

项目背景


系统应用之前,晋城移动公司财务档案完全使用手工管理,确定使用软件系统后,系统造型有两种方案,第一是选用价格较低的通用档案管理系统,第二是选择定制开发。通用软件系统存在以下弊端:

 

 

 

 

 

1、通用档案管理系统大都功能繁多,有很大比例的功能用不上,而适合自身管理模式特定的功能又没有,这样会造成不能满足工作需要。

2、因为单位财务档案管理人员非专职档案管理,如果拿公司已有工作模式适应通用软件,需要改变本来工作方法或流程去适应软件,会浪费工作时间。

 

 

 

2015年思及达针对中国移动晋城分公司及行业需求,通过了解档案管理基本流程后(包含公共信息、建档审核、归档、档案入库、档案快速查询、档案借阅归还、档案资料利用等),为其量身打造了《山西移动晋城分公司财务档案管理系统》

项目亮点


1、财务档案管理系统定制化服务

根据晋城移动公司的业务要求进行定制化服务,系统使用功能随着业务变化可以进行优化或增改。


2、不同载体形式的档案信息得到转化

根据不同的载体,可以将电子凭证、文档、照片等各种形式的财务档案信息进数字化转换,再现其他载体的真实内容,以及加强统一管理、便当应用。


3、尤其适用于具有多业务网点的财务凭证管理

业务网点多,各网点每日大量财务凭证要求各自整理、统一编号、集中保管、长期保存。使用网财务档案管理系统大大提高了管理效率和工作规范性。

 


系统流程及成果

 

1、建档、审核(档案所属部门)

电子档案数据库以盒为主记录,以盒内多册档案为子记录保存;

系统主记录有档案编号、类别、部门、年、月、序号、存放期限、建档人、建档时间、审核人、审核时间、归档提交人、接收人、归档时间、仓库接收人、入库时间、备注、存放仓库及档案柜的内位置信息。

 


2、档案归档、利用、查询

由档案库房人员完成电子接收、确认并入柜;

按档案分类、所属部门、年、月、册内说明或全文检索综合条件进行查询,定位满足条件的档案所在库、柜位置及盒、册、编号;

并实时记录每册档案借阅时间和借阅人员信息,重要档案要求具有申请、批准人员同意后才能翻阅,并存有翻阅时间。

 

 


3、档案统计、利用

对公司档案按种类、部门、年度进行各种实时统计,并自动汇总成表;

对借阅档案频度、种类、时间及部门、人员进行实时统计,实现随时查看。

 


 

 

项目价值

 

1、财务档案工作自动化

多网点、多岗位会计人员可以协同完成财务档案建档、归档、转交和入库工作,大大减轻财务档案管理工作量。

 

2、财务档案工作信息化

财务档案属公司长期或永久性保存资料,实现财务档案电子化可大大提升档案资料的使用效果及价值。

 

3、财务档案工作规范化

随着无纸化办公和电子文档的运用,财务电子档案与纸质档案共同组成完整的档案信息库,为财务信息体系的完善创造条件。

 

 

 

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